BPR ‒ Eszköz céljainkhoz

Hatékonyan működő szervezetre nem csupán nehéz gazdasági helyzetben van szükség. A mai megváltozott gazdasági körülmények között azonban egy rosszul, pazarlóan működő szervezet olyan luxus, melyet egyetlen vállalat sem engedhet meg magának. A BPR-nak, azaz a Business Process Reengineeringnek minden cég hasznát veheti, főleg azok, amelyek a túlélésnél ambiciózusabb célokat tűznek ki maguk elé. Egy BPR projekt során az üzleti folyamatok és a szervezet is megújul, átalakul, hatékonyabbá válik. Azonban a folyamatok átalakítása önmagában, megfelelő IT-támogatás kialakítása nélkül az esetek nagy részében kevés az átütő sikerhez. A BCA sikeresen ötvözi BPR projektjeiben a szervezet és a folyamatok átalakítását olyan IT-megoldások bevezetésével, melyek hatékonyan tudják szolgálni az új folyamatok és az új szervezet működését.

A BPR ma

Egy szervezet tipikusan idejének jelentős részét (esetenként akár 80%-át) „felesleges feladatok” elvégzésével tölti: a munkatársak olyan adatok, információk után kutatnak, melyek máshol rendelkezésre állnak, egy-egy folyamatlépést több rendszerben, több formában adminisztrálnak, vagy éppen olyan dokumentumokat készítenek, melyeket aztán senki sem fog ténylegesen használni. A jelenlegi nehéz időkben a fejlődés fenntartásához, a megfelelő eredmények eléréséhez maximalizálni kell az üzleti folyamatok teljesítményét, hatékonyságát. Igazi és teljes áttörést egy jól fókuszált BPR projekt végrehajtásával érhetünk el, mely a következő közvetlen előnyöket nyújthatja:

• javíthatja az üzleti folyamatok ciklusidejét (akár 50%-kal),
• csökkenti a redundáns üzleti folyamatok számát (akár 10%-kal).

A hatékonyság növekedése pedig néhány hónap alatt mérhető működési költség megtakarítással járhat a korábbi működési minőség javításával párhuzamosan.

Miért BPR?

Amennyiben az üzleti folyamatok felesleges és értelmetlen lépéseket tartalmaznak, a vállalat teljesítménye gyenge lesz, függetlenül attól, hogy a munkatársak mennyire motiváltak és mennyire dolgoznak keményen. A folyamatokban minimálisnak tűnő változtatások is hatalmas változásokat idézhetnek elő az ügyfél-elégedettségi mutatókban és a szolgáltatás minőségében is. Már csak azzal is 10 %-os hatékonyság-növekedés érhető el, ha megfelelően dokumentáljuk és oktatjuk a folyamatokat.

A BPR a folyamatok teljes újragondolását jelenti, melynek során a szervezet megszabadulhat a hosszú évek alatt berögződött rossz szokásaitól és újra tiszták lehetnek a felelősségi- és hatáskörök.

A fűnyíró elvű költségmegtakarítás, a létszámleépítés nem vezet semmi jóra, hiszen a nem a problémára fókuszált, alátámasztás nélküli döntések a folyamatokat és az embereket is kibillenthetik az egyensúlyukból. A nem megfelelő kollégák leépítése a folyamatok életképességét, míg az üzletfolytonosság szempontjából szükséges folyamatok (pl.: sales) megnyírása a cég életben maradását is veszélybe sodorja. A fejlesztés és a hatékonyságjavítás nem szabad, hogy csak egy pozícióra fókuszáljon: az egész üzletre (pl.: egy egész szervezeti egységre) ki kell terjednie.

Amennyiben a megtakarítások alapja a folyamatok és a szervezet hatékonyságának növelése, illetve az új IT megoldásoknak köszönhetően az adminisztrációs idő csökkentése, úgy a cég teljesítménye nem csökken, hatékonysága pedig nő!

Ahhoz, hogy a változtatások elérjék céljukat, újra kell fogalmazni a rövid- és középtávú stratégiákat, a költségmegtakarítást és leépítést pedig úgy kell szükség esetén meghatározni, hogy azok összhangban maradjanak a stratégiával. A BPR tevékenységeket ezért top-down módon érdemes végezni, hogy a megfogalmazott célt és stratégiát ne tévesszük szem elől.

 
A BPR mint projekt

BPR projekteket több módon és céllal is indíthatunk: egy vállalat egészének átvilágításától és működésének újratervezésétől kezdve egészen egyetlen kiválasztott szervezeti egység folyamatainak megtervezéséig bármi lehet a cél. A lényeg mindig a hatékonyság növelése, és ez érezhető lesz már egyetlen apró láncszem megerősítése után is.

Az alábbi fő területeken érdemes és szükséges BPR projektet indítani:
 

• Irányítási és működési struktúra felülvizsgálata;
• Folyamathatékonyság növelés (értékesítés, ügyfélszolgálat, marketing, stb.);
• Irányítási és adminisztrációs IT-megoldások felülvizsgálata;
• Komplex fieldforce, workforce és üzlethálózat felmérés, racionalizálás.
   

A BCA csapata az alábbi BPR-metodológia alapján tervezi projektjeit, természetesen mindig testreszabottan, a felmerülő problémának, problémacsoportnak megfelelően.

• Plan & Kick-off: a projekt indulásakor elengedhetetlen fontosságú a vezetői elvárások, célok tisztázása, a projektterv és átadandó anyagok listájának véglegesítése ahhoz, hogy közös egyetértés legyen az ügyfél és a tanácsadók között.
• Discover & Analyze: az As-Is analízis során felmérjük a jelenlegi helyzetet és meghatározzuk a fejlesztendő területeket. Fontos a szervezet támogatása, így a gyorsan eredményre vezető ún. quick win projektek kiválasztása és előkészítése már itt megtörténhet.
• Develop & Reengineer: a To-Be tervezés során kialakítjuk a jövőbeni folyamatokat, a hozzájuk tartozó IT-megoldásokat és a megfelelő mérési pontokat.
• Implement & Measure: az átállás során transzformáljuk a szervezetet és a folyamatokat, majd pedig elkezdődik az eredmények mérése.
• Always Changing: a projekt teljes ideje során elengedhetetlen a folyamatos kommunikáció, mely lehet roadshow vagy oktatás jellegű. A kommunikáció egyik fontos célja a vállalati kultúra fejlesztése.
   

Sikeres bevezetések

A teljes sikerhez több tényező együttállása is szükséges, melyek közül a legfontosabb a vezetői elkötelezettség, de az is lényeges, hogy a szervezetnek legalább egy része nyitott legyen a változásokra. Emellett fontos, hogy a BPR projektet a tervezési fázistól kezdve egy meghatározott koncepció szerint vigyük végig.

Sikeres BPR projektek sora bizonyítja, hogy az új, hatékony megoldások javíthatják a vállalat versenyképességét. Az igazi sikert azonban nem csupán a gazdasági körülmények miatt kialakult helyzet túlélése jelenti, hanem hogy a jelenlegi helyzet után a vállalat gyorsan talpra tud állni és képes lesz meglovagolni a fellendülést.